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旅行授权和费用报销

此页面列出了一般准则关于差旅费报销和答案的最常见的问题。

主题:

从外州旅行核准
费用报告
费用报销补助费(包括餐费)

车辆费用
住宿
预支旅费
特别费
国际旅行
受益于旅游衍生
提示和有用的链接
政策和程序
差旅和费用报告的提示(PowerPoint幻灯片)
问题吗?
 

形式:

从外州旅行核准
费用报表
费用宣誓书
要求承担特殊费用
Clery Reporting Form - Domestic & Int'l Responsibilities


学生的形式:

提前解决学生旅游
团队旅游餐回执表
放弃旅行
旅游免责声明,形式

 

 

从外州旅行核准

明尼苏达州立大学与学院董事会政策/程序5.19.3,要求所有行程外的状态事先书面批准。提交 外州旅行授权表格, 向您的主管为前,以出发日批准至少14个工作日出行前进行处理。接受适当的签名后,这种形式将返回到请求者和应附于提交到业务服务的员工开支报告。外的国家和国际旅费会 提前或报销未经事先书面批准。州内旅游需要的顶头上司的口头批准。

费用报告

员工费用报销要求的 费用报表。完成费用报表时,请注意:

  • 逐项收据必需的,除了吃饭,停车咪表,出租车服务和行李处理的所有费用。
  • 取消的支票和信用卡对账单是不能接受的收据。
  • VP院长或签名需要专业的目的,所有合约旅游和旅行报销。
  • 每个员工将只为他/她自己的费用报销。


在接近财年(截至6月30日)的所有差旅费用报告必须在业务服务根据到期日(通常是7月10日),否则将被收取下一个财政年度建立接收。经过7月31日需要由主管签署的书面解释收到的开支报告。

我什么时候可以收到我的报销/前进?
报销/预付款按照工资周期(双周)。报告必须正确填写和工资单处理周的周三在业务服务接收。支付将在接下来的一周(发薪日)的周五进行一个从工资单独的“检查”。

将税收从我报销取?
美国国税局(IRS)要求将费用招致后60天内报销员工提交的业务开支。如果不能在60天内提交,报销变得应税为联邦,州,FICA和医疗保险;和预扣税必须采取措施。根据美国国税局的规定,餐报销不涉及隔夜住宿为应纳税所得额和税收将被扣留。

如果我没有什么收据?
在该事件的原始收据丢失,请获取重复的收据从供应商。如果你不能找到一个收据,并不能获得一个重复的,你必须完成 费用宣誓书 它必须由公证人签署。附上誓章和付款凭证的费用报告。校园公证是佩吉·安德森(图书馆,BA302分之538)和Liz罗伊(业务服务,IL 139)。
 

费用报销补助

费用报销矩阵
员工可以找到关于从明尼苏达州网页费用报销信息。指向这些页面下面提供。请参考您的合同或规划等具体信息。

  • 明尼苏达州合同的参考材料
    • 图表1提供的详细信息专员,AFSCME和MAPE计划。
    • 提供细节图2个报销旅行,明尼苏达州为管理员,管理,msuaasf,MMA和IFO计划。

当我有资格申请报销餐?
吃饭报销时,允许员工在出差状态从永久工作地点35英里以上。

  • 员工要求 实际费用 吃饭,最多由适当的劳资协议确定的最高津贴。吃饭的费用包括合理的税收和小费。可能永远不会被酒精饮料报销。
  • 早餐餐只报销当跳闸上午6点开始之前
  • 只有当员工在出差状态通过定期午餐时间的一顿午饭报销。
  • 只有当跳闸后下午7:00结束一顿晚饭报销
  • 时间旅行都必须标明所有餐偿付请求。
  • 原始收据不是必需的,但推荐餐点不应该被当作“每日津贴”的数额。
  • 谁满足两个或多个连续的饭菜的资格要求员工应报销的饭菜了,为符合条件的饭菜合最高报销额度的实际成本。合并的偿还允许雇员组数膳食和权利要求偿付上实际花费在所有膳食最多的组合总量的容许限度。例如,电流MN旅游MAPE率:早餐 - $ 9.00午餐 - $ 11.00和晚餐 - $ 16,00。如果员工的行程包括7餐,晚餐的第一个晚上,所有三餐,未来两天,员工可以要求实际餐费最多,共为$ 88.00此行。允许$​​ 88.00总数可能七餐间在员工选择的任何方式进行划分。
  • 大学的时候是付出的商业运输或会议登记费用和吃饭是作为旅游或会议的一部分,员工没有资格报销同一餐。
  • 目前有员工要求支出的饭菜,但报销,包括小费,不得超过最大值。超越饭菜这些最大值要求的备案 特别费用的形式 提前事件。学生(包括研究生助理)报销下面的AFSCME率的饭菜。
  • 根据美国国税局的规定,对不涉及过夜旅行餐费报销的应纳税所得额。因此,支付费用时,联邦,州,FICA和医疗保险税将被从雇员的工资扣留,而费用的金额将被包含在员工的W-2表上的工资。隔夜住宿区别适用该雇员是否不招致住宿费用。例如,如果员工与朋友或亲戚停留在不收费的,对于这一趟餐费不征税,即使不会有住宿费用报销。
  • 下面的伙食补贴率开始生效的2014年1月1日:

AFSCME,委员,IFO,管理,MAPE,MMA,msuaasf,委员:
早餐:$ 9
午餐:$ 11
晚餐:$ 16个

津贴在两餐 成本高都会区,2014年1月1日生效:

AFSCME,委员,IFO,管理,MAPE,MMA,msuaasf,委员:
早餐:$ 11
午餐:$ 13
晚餐:$ 20

车辆费用

确实SMSU有电机池?
没有,SMSU鼓励员工从企业租车,这被认为是一个国家车辆租用车辆。请查看下企业服务中找到的信息 车辆/总线租赁 信息。

个人车辆与企业租赁车辆
不知道选择哪一个?看看这些比较图表来帮助您选择。 个人车辆与企业租赁比较。 当使用租赁车辆愿你报销燃油的实际成本购买。

是什么报销工作人员的使用我的车状态商务率是多少?
在IRS标准里程率是发生在行驶时的状态谈判协议和补偿方案的基础里程报销率。如果一个国家车辆(企业租车)被提供,但员工的下降和旅行在他或她自己的车,报销比例比当前IRS利率少7¢。旅行交叉历年必须使用两分率来确定报销。

新的里程率2020年1月生效: 每英里50.5美分,当员工选择使用个人购车时提供车辆状态可能已经(在状态或超出国家旅游);每英里57.5美分,当一个国家车辆不可用。

到2019年12月31日,里程率2019年1月生效:每英里当员工选择使用个人汽车当车辆状态可能已经可用(在状态或超出国家旅游)51.0美分;每英里58.0美分,当一个国家车辆不可用。

应根据最直接的路线上支付的里程。 ESTA量应在对费用报告“之旅万里行”上市。应推动“本地数千”框中列出附近。

如果从他/她的住处一趟雇员离开,许里程应的较小者:

  • 从住处里程目的地,或
  • 行驶距离从永久工作地点(SMSU)到目的地。

我可以用一车外的国家旅行?
商业或公共交通一般应使用外的国家旅行,除了社区接壤明尼苏达(例如苏福尔斯,SD)。前往边境社区被视为国家旅行。 

如果需要商务旅游汽车租赁可以考虑和公共交通显然是不足够的。汽车租赁使用需要理由(说明为什么汽车租赁使用公共交通代替)的费用报告。 

外的状态由个人自驾出游可以被授权。如上面所指出的所有外的状态里程是基于较小的速率。利用此选项,员工必须包括他们的费用报告至少行程及任何其他相关费用(机场停车等),前二周的日机票报价。您的费用由个人汽车不能超过这句话,你会报销两项金额中较小者。

住宿

什么是最大的住宿津贴?
没有费率表,但报销仅限于单一的房费。询问价格时作出保留的政府。

需要住宿要求报销的收据?
逐项住宿收据注明的房费和税费是必需的。

如果两名员工共享安排?
每个雇员可以要求的住宿费用的一半。你会不会报销的,即使你在他/她的份额实际上工资却是另一位员工开支。每个员工需提交他/她自己的开支报告,发票作为付款的证据,他/她自己的开支。每个员工提交收据,对方自称房价的一半。注意,你的费用报告的其他员工。 

住宿报销什么量会,如果我的爱人陪我上过夜旅行,我被允许要求?
明尼苏达州允许单个的速率报销。员工应具备的建立上核证的收据单率。

预支旅费

我可以要求预支旅费?
如果你的预期报销费用超过$ 100美金,你可以要求一个短线游提前。提前量不应包括将要直接结算任何费用。员工可能只有一个在任何时候提前出众。

我如何申请预支旅费?
至少出发前提交的开支预期量完成费用报告为企业服务两个星期。

我如何解决旅游提前?
您的行程结束后,并在你的回报五天,提交第二次的费用报告表明实际费用,并附加相应的收据实际成本。任何多余的预售资金将采取雇员的薪水了。内返回日期的28天内没有解决旅游推进会从员工的工资自动被扣除。

特别费

特别费用与官方职能或不通过正规费用报销规定的职责而发生的费用。请注意,收据都需要所有的特殊开支。特殊费用包括,但不限于:

  • 餐超过最高限额
  • 内的工作站35英里餐点,包括在校园
  • 超过$ 1,000.00会议费
  • 从chartwells购买。

希望的特殊费用报销的员工必须获得前招致的费用审批。他们的主管和成本中心从该费用将支付必须签署表明他们的认可形式的负责人。该 特别费用的形式 然后连接到费用报告。 

国际旅行

任何国际旅行需要通过旅行授权形式对总统事先批准。 意味着国际旅行行程到美国或美国领土以外的所有目的地。

所需的国际旅费报销收据?
收据都需要同样的费用为国内旅行。权利要求应被转换为美国美元的汇率实际上在发生旅行的时间。在货币换算协助您可以使用网站 //www.xe.com/tec/.

世卫组织员工选择前往在已经通过国家的美国部门(旅游警告发出旅游咨询乡村俱乐部: //travel.state.gov/travel/cis_pa_tw/cis_pa_tw_1168.html )须提交下的美国国防部前往国家的批准,要求国家旅游警告警告或形式(系统过程5.19.3部分10分部d): //www.minnstate.edu/board/procedure/519p3-consent.docx

 

受益于旅游衍生

员工状态出差,可以通过提供住宿设施或航空公司签发的旅行的好处。由住宿设施发出的好处包括带薪指定数量后给予住宿一晚免费住宿。航空公司好处可能包括现金支付,优惠券,免费门票,以及飞行常客里程或作为补偿,谁被推迟的乘客,或作为具有特定航空公司的频繁旅行的奖励。根据明尼苏达州法规43a.38,细分2员工不得接受供个人使用的这些好处。 

此外,明尼苏达州的法条15.435,航空旅行信用卡,禁止国家工作人员和使用国有资金的国家出差,并使用商业航空公司从自称常旅客里程为自己的其他官员。如果有益,可以计入状态,并且只能是国家商务旅行用积累作为国家商务旅行的结果常旅客里程只能被接受。 

当提交费用报销,员工必须证明,(通过签订费用报告),他们没有接受工作人员的旅游津贴旅行当他们申请报销。  

提示和有用的链接

个人车辆与企业租赁车辆
不知道选择哪一个?看看这些比较图表来帮助您选择。 个人车辆与企业租赁比较.

SMSU行程日历
新SMSU行程日历可以通过Microsoft Outlook进行访问。在“所有Outlook项目”,单击“公共文件夹”,然后“所有的公共文件夹”,然后在“SMSU行程日历”。 SMSU鼓励员工使用该系统自动列出他们的旅行计划,并使用大致相同的方式日历作为“搭板”将被用来协调与其他员工SMSU出行。员工将需要包括他们的名字,他们在那里前往,他们旅行的时间,以及您的联系方式(电话和/或电子邮件)。

费用报销矩阵
员工可以找到关于从明尼苏达州网页费用报销信息。指向这些页面下面提供。请参考您的合同或规划等具体信息。

  • 明尼苏达州合同的参考材料
    • 图表1提供的详细信息专员,AFSCME和MAPE计划。
    • 提供细节图2个报销旅行,明尼苏达州为管理员,管理,msuaasf,MMA和IFO计划。

图表里程
从马歇尔内明尼苏达州城市: 图表里程

政策和程序

员工有责任遵守明尼苏达州立旅行政策和程序,员工的各自的劳资协议或补偿方案,国家法律,联邦法律和美国国税局准则和准确地完成所有需要的表格的授权业务报销差旅费。员工的主管,负责审查和批准的所有旅行要求和费用。

下面是政策和程序的列表。

问题吗?

关于员工费用和报销的问题可以被定向到利兹罗伊,商务服务,IL 139分机7117或电邮 liz.roy@smsu.edu.

对于学生的问题可以被定向到Bellig张国荣,商务服务,IL 139分机6263费用和报销。

可在分机6215或电邮针对克里斯蒂·约翰逊其他问题,采购员 christy.johnson@smsu.edu.

请记住,大部分条例是立法行动的结果,并修改这些法规是通过劳资谈判和立法程序。最大速率是通过集体谈判协议和员工关系的部门设置,以及任何或所有各种谈判单位的每个合同重新谈判时间可能会改变。

最后修改时间:20年1月3日下午2时53分